Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING ARAS BVBA

Wij zijn ervan overtuigd dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van klanten en leveranciers van essentieel belang is en, daar waar wij uw persoonsgegevens verwerken, doen wij dit conform de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 en van de Belgische wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

 

De voorliggende privacyverklaring beschrijft de diverse maatregelen die worden genomen om uw persoonlijke levenssfeer te beschermen tijdens het gebruik van onze websites en/of onze diensten/producten, en welke de rechten zijn waarover u dienaangaande beschikt als gebruiker en/of klant.

 

U geeft uw informatie door aan ARAS BVBA bij het vragen van een offerte of het plaatsen van een bestelling of in het algemeen bij elke contactname. ARAS BVBA wenst op een veilige en confidentiële wijze deze persoonsgegevens te verzamelen en te beheren.

 

U wordt dus vriendelijk uitgenodigd deze privacyverklaring aandachtig te lezen en kennis te nemen van de inhoud. De privacyverklaring geeft aan waarom en welke persoonlijke gegevens wij vragen en verwerken, alsook welke bestemming we eraan verlenen. Wij geven ook aan op welke wijze uw privacy wordt verzekerd en hoe u ze eventueel kan verbeteren.

 

Mogelijke toekomstige aanpassingen zijn niet uit te sluiten. Wij vragen u dan ook om geregeld deze privacyverklaring te lezen om op de hoogte te blijven van deze eventuele aanpassingen.

 

  1. Verwerkingsverantwoordelijke

 

Uw gegevens worden verwerkt door ARAS BVBA, met vennootschapszetel te 1070 Brussel, Bergense Steenweg 814A-4A, ingeschreven in de K.B.O. onder n° 0808.607.440 of door haar partner …………………. ………………………………… met zetel te ………………………………………………………………………………………………………

 

Door gebruik te maken van onze websites en/of onze diensten/ producten, aangeboden door onszelf of door onze partner, aanvaardt u dat bepaalde persoonsgegevens automatisch worden verzameld in de databestanden van ARAS BVBA en verwerkt in overeenstemming met de hierna beschreven doeleinden.

 

Bovengenoemde databestanden zijn uitsluitend eigendom van ARAS BVBA en zijn enkel toegankelijk voor personen die daar naargelang hun taken toegang toe moeten hebben.

 

Voor alle vragen omtrent ons privacybeleid kunt u met ons contact opnemen via volgend contactadres: ARAS BVBA, Bergense Steenweg 814A-4A, 1070 Brussel of via het e-mailadres: info@arascompany.be. Voor vragen die verder gaan dan een eenvoudige vraag om inlichtingen, willen wij u vragen zich te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

 

  1. Verwerking van de persoonsgegevens

 

ARAS BVBA en haar partner verzamelen en verwerken op verschillende wijze persoonsgegevens van partijen waarmee zij in contact staan zoals klanten, prospect-klanten, leveranciers, derde-partijen, … .

 

Het gaat over de volgende persoonsgegevens die worden verzameld zodra u contact opneemt met ARAS BVBA via telefoon, e-mail, bezoek aan onze kantoren, post, gebruik van onze website:

 

  • Contact- en administratieve gegevens van een rechtspersoon: bedrijfsnaam, handelsbenaming, adres maatschappelijke zetel, facturatieadres, afleveradres, KBO-nummer, e-mailadres, telefoonnummer(s), contactpersonen, functies van werknemers, bankrekeningnummers, IP-adressen en/of domeinnaam bij bezoek aan onze website, BTW- nummer, financiële gegevens, …
  • Contact- en administratieve gegevens van een natuurlijk persoon: naam en voornaam, eventueel handelsbenaming, adres van woonst of uitoefening van beroepsactiviteit, facturatieadres, afleveradres, KBO-nummer, e-mailadres, telefoonnummer(s), contactpersoon, bankrekeningnummers, IP-adressen en/of domeinnaam bij bezoek aan onze website, BTW-nummer, financiële gegevens, …
  • Camerabeelden bij het bezoek aan één van onze vestigingen
  • Opname van de telefoongesprekken bij een telefonische contactname met ons bedrijf
  • Wij verzamelen deze gegevens wanneer u onze documenten en formulieren manueel invult en ook wanneer u dat elektronisch doet. Bij het eventuele bezoek aan onze website worden er bestanden en andere technologieën (zoals cookies) gebruikt.

 

Ook wanneer u op enige andere wijze met ons contact opneemt zullen wij uw gegevens (moeten) verwerken. Tot slot is het ook mogelijk dat wij gegevens over u verkrijgen via derden en deze gegevens gebruiken om u te benaderen met het oog op het sluiten van een overeenkomst.

 

Deze gegevens worden verwerkt om uw aanvraag of bestelling correct te kunnen verwerken, u te identificeren en om u te kunnen contacteren. Tevens worden deze gegevens gebruikt om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruik maakt van onze dienstverlening.

 

  1. De redenen waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen

 

De persoonsgegevens die we verzamelen gebruiken wij voor verschillende doelen. Wij laten u hierna een overzicht van de doelen waarvoor ze gebruikt worden:

 

  • Voor contactpersonen bij klanten of prospecten:

 

3.1.1 Afsluiten van een contracten:

Uw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Doordat u een contract sluit met ons dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening, die vervat zit in het contract, te kunnen aanbieden.

Ook zijn uw gegevens nodig om u te kunnen identificeren en te contacteren met betrekking tot uw offerteaanvraag of bestelling.

De persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en boekhoudkundig verwerkt. Indien u niet wilt dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor u contractueel met ons verbonden bent uit te voeren.

 

3.1.2 Levering van de bestelde goederen of diensten of de uitvoering van de bestelling:

We gebruiken uw contactgegevens voor het afhandelen van uw bestelling. Hieronder valt ook het leveren van de goederen en diensten op de door u doorgegeven locatie.

In die zin behouden wij ons ook het recht voor uw informatie door te geven aan zogenaamde derden of onderaannemers die met ons samenwerken in het kader van de overgemaakte offerteaanvraag of in het kader van de afhandeling van de bestelde goederen of diensten.

 

3.1.3 Informatieaanvraag:

Mocht u vragen hebben omtrent één van onze producten en diensten kan u terecht op de contactpagina van onze website of kan u uw vraag per email stellen. Uw persoonlijke gegevens als e-mailadres en andere door u verstrekte contactgegevens worden alleen bewaard zolang dit nodig is om de vraag volledig te beantwoorden. Wij willen u immers zo goed mogelijk helpen.

 

Wij kunnen deze gegevens die ons ter beschikking worden gesteld aanwenden als bewijsmiddel teneinde aan te tonen dat wij u correct hebben geïnformeerd, doch zijn hiertoe niet verplicht.

 

3.1.4 Telefoon:

Wij zijn er om u te helpen bij de realisatie van uw project. Hebt u voorafgaand aan of tijdens het uitvoeren van onze dienstverlening vragen, dan kunt u ons telefonisch contacteren. Alle inkomende gesprekken zijn zichtbaar op telefoonschermen en er wordt een belregister bijgehouden van ontvangen en gemiste oproepen. Zo kunnen wij u altijd terug contacteren indien nodig. Telefoongesprekken met u worden niet opgenomen.

 

3.1.5 Direct Marketing:

We kunnen uw persoonlijke gegevens gebruiken om u marketing-aanbiedingen, informatie-enquêtes en uitnodigingen te versturen via e-mails, tekstberichten, telefonische weg, de post of via social media.

Gebaseerd op eerder bestelde goederen en diensten, website bezoek en informatie die u bij ons hebt ingediend zullen we u relevante informatie verstrekken, producten aanbevelen en u gepersonaliseerde aanbiedingen sturen.

 

3.1.6 Camerabeelden:

Op onze vestigingen, en dit zowel binnen als buiten, maken we gebruik van camera-opnamen voor verliespreventiebeheer door ervoor te zorgen dat de algemene voorwaarden worden nageleefd en om misbruik van onze diensten op te sporen en te voorkomen.

We gebruiken beelden ook voor videobewaking, om veiligheidsredenen om schades en incidenten op te volgen en om strafbare feiten in onze vestigingen te voorkomen en te melden. Incidenten en fraude kunnen worden gedeeld met verzekeringsmaatschappijen, juridische instanties of lokale en internationale wetshandhavingsinstanties om onderzoeken af te ronden. Houd er rekening mee dat veel van deze ontvangers een zelfstandig recht of verplichting zullen hebben voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

 

  • Voor potentiële nieuwe contacten en prospecten:

Indien u ons op de één of andere manier een visitekaartje heeft overhandigd, nemen wij u op in onze database. Wij gaan er van uit dat u door de overhandiging ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database.

 

Voor zover het gaat om loutere prospecten, dit zijn natuurlijke- en rechtspersonen die (nog) geen klant van ons zijn, verwerken wij de gegevens voor doeleinden van direct marketing, op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Aan prospecten die per e-mail worden benaderd, vragen wij de uitdrukkelijke toestemming om hen ook in de toekomst te kunnen benaderen. Prospecten die per brief worden benaderd verzoeken wij een opt-out clausule aan te kruisen indien zij niet verder door ons benaderd willen worden.

 

Bovendien slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk heeft gemaakt.

 

 

  • Voor leveranciers:

De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken.

 

Wij verwerken deze gegevens in het kader van ons leveranciersbeheer en op basis van de contractuele relatie die wij met onze leveranciers hebben of opbouwen.

 

  • Voor medewerkers en sollicitanten:

Naar onze medewerkers en sollicitanten toe verwerken wij de gegevens voor doeleinden zoals personeelsbeheer en loonadministratie; eventuele aanwerving; vorming en evaluatie van personeelsleden; voldoen aan sociale, fiscale en andere verplichtingen; verspreiden van publicaties en interne communicatie; veiligheid en risicopreventie, fraudebestrijding; kostenaanrekening, loonadministratie, eventuele aanbevelingen t.a.v. andere werkgevers, e-mailverkeer.

 

Artikel 3.1.6. is eveneens van toepassing voor de medewerkers.

 

  1. Wie heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens?

 

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen.

ARAS BVBA verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren. Vestigingen die behoren tot onze ondernemingsgroep worden niet beschouwd als derden in zoverre zij de gegevens verwerken in opdracht van ARAS BVBA.

ARAS BVBA zal enkel de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens meedelen aan derden als u ons daarvoor vooraf uitdrukkelijk de toestemming geeft of als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening.

In bepaalde gevallen hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde persoonlijke gegevens over u te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties en/of gerechtelijke instanties vb. sociaal secretariaat, fiscale verplichtingen of in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Het is mogelijk dat wij de gegevens doorgeven aan bedrijven waarmee we samenwerken, zogenaamde ‘derden’.

Onze onderneming kan beroep doen op onderaannemers, zogenaamde ‘derden’, teneinde een deel van onze diensten aan hen uit te besteden, zoals onder andere ICT bedrijven die instaan voor onderhoud en beheer van de websites/telefooncentrale/interne registratiesystemen, verzekeringsmaatschappijen, juridische bijstand, kredietcontrolebedrijven, sociaal secretariaat, marketing bureaus, transportbedrijven, onderaannemers welke de contractuele afgesproken prestaties geheel of gedeeltelijk uitvoeren,  … . Deze bedrijven helpen ons voor een goede afhandeling van de overeengekomen prestaties. Wij zien er op toe dat deze onderaannemers uw gegevens als een goede huisvader beheren en dit verwerken conform de wet 8 december 1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679 AVG/GDPR).

 

  1. Bewaartermijn van uw gegevens?

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking zoals omschreven onder punt 3. We bewaren uw gegevens zolang u een actieve klant bent. Daarnaast bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden. Bijvoorbeeld voor facturen is dit 7 jaar.

Camerabeelden bewaren we gedurende de tijd die we nodig hebben om mogelijke fraude en andere overtredingen te voorkomen en/of te melden. Camerabeelden worden bewaard in overeenstemming met de lokale wetgeving.

 

  1. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

 

Alle gegevens die u aan ons doorgeeft, beveiligen wij binnen de stand van de techniek met alle noodzakelijke technische, juridische en organisatorische maatregelen om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

Hiertoe maakt ARAS BVBA gebruik van firewalls, antivirussystemen, encryptie van data en een interne paswoordbeveiliging. Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben. Alle werknemers worden er op gewezen dat ze informatie welke ze bekomen in het kader van hun job steeds en blijvend als strikt vertrouwelijk moeten behandelen. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.

Indien het nodig is dat we uw gegevens aan andere bedrijven doorgeven (lees punt 4 waarom) dan eisen wij dat dit bedrijf net zo zorgvuldig omgaat met de gegevens als wij dat doen. Ook mag dit bedrijf de gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor dat bedrijf ze heeft gekregen.

 

Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@arascompany.be.

 

  1. Cookies

 

Wij willen ervoor zorgen dat u zo optimaal en persoonlijk mogelijk gebruik kunt maken van onze website. Hiervoor gebruiken wij functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. ARAS BVBA gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.

 

  1. Wat zijn uw rechten?

De persoonsgegevens die we via diverse kanalen verzamelen over u, worden opgenomen in de bestanden van ARAS BVBA. U hebt de onderstaande rechten om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

 

8.1 Recht op toegang

Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen. ARAS BVBA zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …). U kunt per e-mail een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.

 

8.2 Recht op correctie

Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres,…), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.

 

8.3 Recht op wissen

Indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, behalve in de volgende situaties:

  • U heeft een lopende klacht of claim tegen ARAS BVBA;
  • U heeft een openstaande bestelling, waarvan de uitvoering nog niet heeft aangevangen of is afgelopen;
  • U heeft een openstaande schuld bij ARAS BVBA, ongeacht de betalingsmethode;
  • als je onze diensten hebt misbruikt in de afgelopen vier jaar of ervan verdacht wordt;
  • U heeft een openstaande schuld bij ARAS BVBA welke nog niet is betaald volgens onze boekhouding.

 

8.4 Recht op beperking

Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken.

Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

 

8.5 Recht op gegevensoverdracht

U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij. Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. Dit in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat. Dit geldt alleen voor de persoonlijke gegevens die u bij ons hebt ingediend. De Verordening voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

 

8.6 Recht op intrekken van de toestemming

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming kunt u deze toestemming ten allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.

 

8.7. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Indien u één of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u deze vraag vergezeld van een motivatie aan ons richten via mail aan info@arascompany.be of per post aan ARAS BVBA,  Bergense Steenweg 814A-4A, 1070 Anderlecht, België.

Indien u meent dat wij niet rechtmatig met uw persoonsgegevens omgaan of op enigerlei wijze de wetten en de regelgeving overtreden, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (zie punt 9, klachten).

 

  1. Hebt u klachten

 

ARAS BVBA stelt alles in het werk om uw privacy te respecteren. Uiteraard valt het nooit uit te sluiten dat één en ander verbeterd kan worden. Wij helpen u daarom graag als u een klacht hebt over onze verwerking van de persoonsgegevens. Eventuele opmerkingen en/of klachten kunt u aan ons melden via info@arascompany.be of per post aan ARAS BVBA,  Bergense Steenweg 814A-4A, 1070 Anderlecht, België.

Indien u meent dat wij uw klacht niet afdoende hebben behandeld, kunt u ook een klacht indienen bij de Belgische Privacycommissie die toezicht houdt op het verwerken van persoonsgegevens: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be

 

  1. Wijzigen van onze Privacyverklaring

 

We behouden ons het recht voor om de Privacyverklaring te wijzigen. De laatste versie van de Privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website met vermelding van de herzieningsdatum. We raden u aan om geregeld de Privacyverklaring te lezen zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd en herzien op 01/05/2018.